Musimy zadbać też o to, aby dostęp do urządzenia był wygodny.
Niedostrzeganym bardzo często aspektem eksploatacji kopiarki jest konieczność zapewnienia odpowiedniego miejsca do jej umiejscowienia. Pracująca kserokopiarka hałasuje, nagrzewa powietrze w otoczeniu, wydziela ozon i inne gazy między innymi z parafin, które zawarte są w tonerze. Jak wiadomo żaden z wymienionych czynników nie wpływa pozytywnie na pracownika.
Nie możemy zapomnieć również o tym, że wysokowydajna i nowoczesna kopiarka pobiera dużo mocy, z tego względu niezbędne będzie zapewnienie jej odpowiedniego zasilania.